Hablemos 30 minutos

Automatización de un proceso

Alguien repite a mano la misma tarea cada semana. Que la haga el sistema.

Copiar, avisar, recordar, preparar un informe. Elegimos un proceso, medimos cuántas horas cuesta, lo automatizamos con vuestras aplicaciones y lo dejamos documentado. Es una de las soluciones de BDTP. Te lo enseñamos con Recambios Ebro, una empresa que no existe.

Empresa inventada · Simulación con datos ficticios

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Recambios Ebro · lunes, 9:00Empresa inventada
Simulación con datos ficticios El lunes por la mañana en Recambios Ebro: un pedido por correo, la hoja de pedidos, un mensaje de almacén, una nota para reclamar albaranes, el informe de los lunes y nadie sabe cuántas horas se van en esto.

1 · Lo que se repite

Cinco tareas que vuelven cada semana.

Ninguna es difícil. Todas cuestan horas, y cada copia a mano es una ocasión de equivocarse.

Recambios Ebro · lunes, 9:00Empresa inventada
Simulación con datos ficticios Cada tarea señala el papel que la delata. Solo pasar los pedidos a mano ocupa más de veinte horas a la semana en el ejemplo.

  1. 01 / 05 · Copiar · Administración

    «Cada pedido llega por correo y alguien lo pasa a mano.»

    40 pedidos por correo a la semana. En Recambios Ebro llegan unos 40 pedidos a la semana, cada uno en un correo distinto.

  2. 02 / 05 · Copiar · Administración

    «El mismo pedido se escribe tres veces.»

    El mismo dato, en tres sitios. Se copia a la hoja de pedidos, al albarán y al ERP. Cada copia es una ocasión de equivocarse.

  3. 03 / 05 · Avisar · Almacén

    «Almacén pregunta por mensaje si el pedido ya está pasado.»

    Avisos por mensaje. Nadie sabe en qué paso está un pedido sin preguntar a quien lo lleva.

  4. 04 / 05 · Recordar · Administración

    «Reclamar albaranes depende de una nota pegada en la pantalla.»

    Recordatorios en una nota. Si la nota se cae o la persona falta, el recordatorio desaparece.

  5. 05 / 05 · Preparar un informe · Gerencia

    «Cada lunes alguien junta los pedidos de la semana para gerencia.»

    Informe del lunes, a mano. Dos horas cada lunes para un informe que repite lo que ya está en los correos.

2 · Cómo empezamos

Elegimos un proceso y lo seguimos de principio a fin.

01¿Dónde entra?
Un correo, un formulario, una llamada.
02¿Quién lo copia y dónde?
Cada persona y cada programa por los que pasa.
03¿Cuántos minutos cuesta cada paso?
Se mide durante dos semanas: es la línea base.
04¿Dónde termina?
Una factura, un aviso, un informe.

El resultado es el proceso dibujado, con los minutos de cada paso y lo que se puede automatizar.

Recambios Ebro · lunes, 9:00Empresa inventada
Simulación con datos ficticios Los mismos papeles, ordenados por el recorrido del pedido: dónde entra, quién lo copia y dónde termina, con los minutos de cada tramo.

3 · Tres disciplinas

Medir, automatizar y traspasar.

Automatizar no es solo conectar aplicaciones. Trabajamos el proceso desde los datos, la tecnología y las personas, después de elegir cuál compensa.

  1. Antes de empezar

    Por qué este proceso primero

    ¿Qué proceso ahorra más horas con menos esfuerzo?

    No automatizamos todo: elegimos un proceso. El que más se repite, más horas cuesta y menos esfuerzo pide.

    En Recambios EbroDe seis tareas repetidas, se elige una: del pedido a la factura. Cambiar de ERP no hace falta.

    Un proceso elegido

    ElegirQué proceso primero

    PrimeroHorasEsfuerzoDel pedido a la facturaCambiar de ERPRegistro de horasInforme del lunesRecordar albaranesAvisos a almacén

    1 de 6: el que más horas ahorra con menos esfuerzo

    Simulación con datos ficticios Seis tareas repetidas, ordenadas por las horas que ahorran y el esfuerzo que piden.

  2. Disciplina 1 de 3 · Medir

    Data Datos

    ¿Cuántas horas cuesta hoy, de verdad?

    Medimos los minutos de cada paso antes de cambiar nada. Esa es la línea base, y se vuelve a medir al final.

    En Recambios EbroCada uno lo estimaba distinto. Medido durante dos semanas: 23,3 horas a la semana.

    Línea base medida

    DataHoras a la semana pasando pedidos

    • Según administraciónunas 10 h
    • Según gerenciamedio día
    • Registro de horasno existe
    • Informe del lunesno lo dice

    23,3 h

    Línea base: medida durante dos semanas, antes de cambiar nada

    Antes, estimaciones. Ahora, una medida.

    Simulación con datos ficticios Cuatro estimaciones distintas y una medida: la línea base.

  3. Disciplina 2 de 3 · Automatizar

    Technology Tecnología

    ¿Qué pasos puede hacer la herramienta?

    Conectamos las aplicaciones que ya usáis (correo, hojas de cálculo, ERP, CRM) para que los pasos repetidos se hagan solos.

    En Recambios EbroEl pedido se lee, se copia a la hoja, genera el albarán y entra en el ERP sin que nadie lo teclee. 3 de 4 pasos, automáticos.

    Pasos automáticos

    TechnologyDel pedido a la factura

    1. 01Leer el pedido del correoAutomático
    2. 02Hoja, albarán y ERPAutomático
    3. 03Revisar excepcionesManual
    4. 04Factura e informe del lunesAutomático

    3 de 4 pasos automáticos

    Simulación con datos ficticios El proceso del pedido: los pasos automáticos, macizos.

  4. Disciplina 3 de 3 · Traspasar

    People Personas

    ¿Quién revisa lo que no encaja y quién lo mantiene?

    Documentación del flujo, qué hacer si falla y quién revisa las excepciones. El equipo lo usa sin depender de nosotros.

    En Recambios EbroJulia revisa los pedidos que no encajan (referencias nuevas, precios distintos). Andrés sabe qué preparar sin preguntar.

    Responsable de las excepciones

    ElegirQué proceso primero

    PrimeroHorasEsfuerzoDel pedido a la facturaJSCambiar de ERPRegistro de horasInforme del lunesRecordar albaranesAvisos a almacén

    1 de 6: el que más horas ahorra con menos esfuerzo

    TechnologyDel pedido a la factura

    1. 01Leer el pedido del correoAutomático
    2. 02Hoja, albarán y ERPAutomático
    3. 03Revisar excepcionesManualJS
    4. 04Factura e informe del lunesAutomático

    3 de 4 pasos automáticos

    Simulación con datos ficticios El proceso con responsables: JS es Julia S. (administración), AL es Andrés L. (almacén), PG es Pablo G. (gerencia).

4 · Qué incluye

Lo que acabas de ver tiene nombre.

Automatización de un proceso

Un proceso automatizado, documentado y medido antes y después.

Para equipos en los que alguien repite a mano la misma tarea cada semana: copiar, avisar, recordar, preparar un informe.

  • Un proceso de principio a fin
  • Con vuestras aplicaciones
  • Documentación y traspaso al equipo
  • Horas medidas antes y después

Alcance cerrado tras la conversación.

DataTechnologyPeople

Hablar de esto en la conversación

Pedidos de la semanaRecambios Ebro · con el proceso automatizado

Procesado solo2

Pedido 2041 · Talleres Arga

12 líneas

ALPreparar hoy

Pedido 2042 · Mecanizados Oja

4 líneas

ALPreparar hoy

Excepción revisada1

Pedido 2043 · Cliente nuevo

Referencia desconocida

JSRevisado a las 10:20

Facturado2

Pedido 2037 · Hidráulica Jalón

9 líneas

JSFactura enviada

Pedido 2038 · Talleres Arga

6 líneas

JSFactura enviada

Lo que acabas de ver tiene nombre

Automatización de un proceso

Un proceso automatizado, documentado y medido antes y después.

Simulación con datos ficticios La semana, resuelta: los pedidos se procesan solos y la única excepción la revisa una persona.

5 · Otros procesos

El pedido es uno entre muchos.

Cuatro procesos que se suelen automatizar en casi cualquier empresa. Siempre uno cada vez, con lo que queda en manos de una persona a la vista.

Del formulario al aviso

Antes4 pasos, todos a mano

  1. Llega un formulario o un correo
  2. Alguien lo copia a una hoja
  3. Se reenvía a quien toca
  4. A veces se pierde

Después3 de 4 automáticos

  1. Solicitud registrada en el CRM o la hojaTechnologyAutomático
  2. Aviso a la persona responsableTechnologyAutomático
  3. Respuesta de una personaPeopleCon una persona
  4. Tiempo de respuesta medidoDataAutomático

Qué medimosSolicitudes sin responder y tiempo hasta la primera respuesta

Presupuestos sin respuesta

Antes3 pasos, todos a mano

  1. Presupuesto enviado
  2. Apuntado en una hoja
  3. Nadie se acuerda de llamar

Después3 de 4 automáticos

  1. Presupuesto registrado al enviarloTechnologyAutomático
  2. Recordatorio a los tres díasTechnologyAutomático
  3. Llamada del responsablePeopleCon una persona
  4. Respuestas contadas cada semanaDataAutomático

Qué medimosPresupuestos con seguimiento en fecha

Alta de un cliente nuevo

Antes4 pasos, todos a mano

  1. Crear la carpeta a mano
  2. Copiar la plantilla
  3. Enviar la bienvenida
  4. Acordarse de las tareas

Después3 de 4 automáticos

  1. Carpeta y plantilla creadas solasTechnologyAutomático
  2. Bienvenida enviadaTechnologyAutomático
  3. Tareas asignadas a su responsablePeopleCon una persona
  4. Altas completas, medidasDataAutomático

Qué medimosMinutos por alta y altas con algún paso olvidado

Informe semanal

Antes4 pasos, todos a mano

  1. Exportar de tres programas
  2. Pegar en una hoja
  3. Hacer los gráficos
  4. Enviarlo el lunes

Después2 de 3 automáticos

  1. Datos reunidos en una sola hojaDataAutomático
  2. Informe generado y enviado el lunesTechnologyAutomático
  3. Revisión de direcciónPeopleCon una persona

Qué medimosHoras dedicadas al informe cada semana

6 · Pruébalo

Automatiza el proceso paso a paso.

Los seis pasos de un pedido en Recambios Ebro. Cambia los pedidos por semana y automatiza los pasos repetidos: la revisión de excepciones se queda en manos de una persona.

Supuestos del ejemplo: minutos por paso medidos en la línea base; tras automatizar, solo 1 de cada 5 pedidos necesita revisión.

Simulación con datos ficticios · Recambios Ebro es una distribuidora inventada de recambios industriales, 14 personas

Del pedido a la factura · Recambios Ebro

Empresa inventada
40

23,3 h a la semana de trabajo manuallínea base, todo a mano

  • 01 · Leer el pedido del correo

    Se puede automatizar

    6 min

    4 h

    Manual

  • 02 · Copiarlo a la hoja de pedidos

    Se puede automatizar

    5 min

    3,3 h

    Manual

  • 03 · Crear el albarán

    Se puede automatizar

    7 min

    4,7 h

    Manual

  • 04 · Pasarlo al ERP

    Se puede automatizar

    8 min

    5,3 h

    Manual

  • 05 · Revisar excepciones

    Lo decide una persona

    3 min

    2 h

    Persona

  • 06 · Emitir y enviar la factura

    Se puede automatizar

    6 min

    4 h

    Manual

7 · Qué recibes y cómo trabajamos

La carpeta de entrega.

Lo que queda en tu empresa cuando el proceso ya funciona solo.

  1. 01El proceso dibujado de principio a fin
  2. 02Las horas medidas antes de cambiar nada
  3. 03La automatización funcionando, con vuestras aplicaciones
  4. 04Documentación del flujo y de qué hacer si algo falla
  5. 05Traspaso al equipo: quién revisa las excepciones
  6. 06Las mismas horas, medidas otra vez después

Cómo trabajamos

  1. 01 · 30 minutos

    Conversación

    Nos cuentas qué tarea se repite. Si no compensa automatizarla, te lo decimos.

  2. 02 · Alcance cerrado

    Propuesta

    Un proceso, con sus pasos, plazo y lo que queda fuera, por escrito.

  3. 03 · Con tu equipo

    Implantación

    Medimos, automatizamos con vuestras aplicaciones, documentamos y traspasamos.

  4. 04 · Antes y después

    Medición

    Comparamos las horas con la línea base y decidimos si seguir con otro proceso.

  • Un proceso cada vez: el que más horas cuesta.
  • Con las aplicaciones que ya usáis siempre que sea posible.
  • Las cuentas, los flujos y la documentación son vuestros.
  • Lo que no encaja lo revisa una persona.

Cuándo es otra cosa

Un proceso cada vez. Si es más, lo hablamos.

  • Varios procesos a la vez o integraciones complejas

    Empieza con un diagnóstico y una propuesta a medida.

  • Inteligencia artificial que lee correos o documentos

    La estamos validando: se puede ver en las demostraciones de la home, todavía no como servicio cerrado.

  • Cambiar de programa de gestión

    Si la herramienta se queda corta, se estudia como implantación a medida.

Otras soluciones de BDTP

Automatizar es una de las formas de empezar.

Solicitar una conversación de 30 minutos

¿Qué tarea se repite en tu empresa?

En 30 minutos nos cuentas cómo se hace hoy. Te decimos si compensa automatizarla, con qué aplicaciones y qué mediríamos. Gratuita y sin compromiso.

  1. 01Qué quieres mejorar y por qué ahora.
  2. 02Cómo funciona hoy: personas, datos y herramientas.
  3. 03Si encaja, un primer paso concreto. Si no, te lo decimos.

Estamos activando la solicitud de conversaciones desde la web.

Mientras tanto, escríbenos a contacto@bdtp.es y te responderemos para acordar la conversación.